10 טיפים לעבודה מהבית

בשבועות האחרונים נאלצו מיליוני אנשים בכל העולם לעזוב את סביבת העבודה המוכרת שלהם ולהתרגל למציאות חדשה. עבור רבים זה לא פשוט להבין איך אפשר להמשיך לתפקד ללא היציאה היומית למשרד ולשלב בין השלכות המצב לדרישות העסק או המשרה. 

כמי שעובדת מהבית כבר שנים, התרגלתי ליתרונות הרבים בסיטואציה הזו. את העסק שלי בתחום הדיגיטל, חנות אונליין לציוד גלישת רוח וגלים, פתחתי מהבית בשנת 2006 בזמן שחייתי בקאריביים. מאז נסעתי בכל העולם, חייתי בישראל ובלוס אנג'לס ולכל מקום לקחתי את חברת הדיגיטל שאני מנהלת מהמחשב האישי שלי.

לפני כמה חודשים נולדה בתי אריאל ופינת העבודה הפכה גם לחדר שלה, כך שהמשרד שלי שוכן ברווח בין מיטת התינוקת לבין שולחן הכתיבה. בעיני הזכות לגדל כך את בתי היא מתנה אדירה ולא הייתי מוותרת עליה לטובת אף משרד מפואר יותר. יחד עם זאת, ברור שהמעבר לעבודה מהבית אינו פשוט ודורש הסתגלות. זהו שינוי שלא קל לעשות אותו בבת אחת, אך המצב הנוכחי אינו משאיר לנו ברירה. 

אז לטובת כל המצטרפים החדשים לעולם העבודה מהבית, הנה כמה המלצות על סמך הניסיון שצברתי:

1. ארגנו לכם פינת עבודה

בעלי יודע שיש אזור אחד בבית שלא מתקרבים אליו אם אני עושה שידור חי או עובדת על מצגת גדולה וזו פינת העבודה הקבועה שלי. 

עבודה במיטה מלאה בכריות מעוצבות אולי מצטלמת יפה לסטורי אבל אינה בריאה לגב ולא מעודדת פרודוקטיביות. במידת האפשר, השקיעו בכיסא ארגונומי ובמשטח התומך בידיים בזמן ההקלדה. בהתחלה הייתי עם כיסא לא נוח וזה משנה את הכול. אם יש לכם מסך מחשב גדול, או טלוויזיה, חברו אותו למחשב הנייד ועבדו על יותר ממסך אחד. שיטה זו הנהוגה בחברות הייטק כבר שנים, מאפשרת לעבוד על דברים רבים במקביל ומקלה על משימות הדורשות השוואה בין מסמכים, תרגום וכו'. גם אם אין לכם ריהוט משרדי ייעודי, העדיפו ישיבה זקופה ליד שולחן האוכל על פני עבודה על הספה.

2. הסכימו על גבולות עם בני הבית האחרים

 קל לעבוד מהבית כשנמצאים בו לבד. להתרכז לצד בני זוג עמוסים במשימות משלהם וילדים הזקוקים ליותר תשומת לב מאי פעם בימים מלחיצים אלה זו אינה משימה קלה. כדי באמת לאפשר לעצמכם לעבוד, שתפו את בני הבית במטרות ובלו"ז שלכם והגדירו גבולות שכולכם מסכימים עליהם. החליטו מראש מתי כל אחד מההורים נמצא עם הילדים והשתדלו לכבד את המשמרות כדי שכל אחד יוכל ליהנות לפחות מ-4-3 שעות ביום של עבודה ללא הפרעות.

3. הגדירו זמן לעבודה בריכוז מרבי

ריכוז הוא אחד האתגרים המרכזיים בעבודה מהבית. הצורך להיות בקשר ווירטואלי עם כולם, המשיכה לשקוע בתוכן שמעניין אותנו במקום לייצר תוכן בעצמנו, ובימים אלה גם הלחץ להתעדכן כל הזמן באתרי החדשות, מפריעים מאוד לעבודה. על אף שזה לא פשוט, נסו לפנות פרקי זמן ללא הסחת דעת שבהם תשתיקו את הנייד ותעבדו על משימה אחת בלבד. אפילו אם מדובר רק בשעה בבוקר ושעה בערב, יכולה להיות לזה תרומה אדירה ליעילות שלכם.

אני למשל עובדת בשעות הלילה המאוחרות, כך יש לי שקט כי כולם ישנים בבית ואין הסחות דעת של הודעות או מיילים שנשלחים אלי במהלך היום.

4. בנו את סדר היום האופטימלי עבורכם

בעולם מלא הסחות דעת, פרודוקטיביות הפכה למטרה בלתי מושגת וישנן אינסוף הדרכות על הגדלת היצרנות. אבל בבניית סדר היום, חשוב לקחת בחשבון לא רק את האילוצים הרבים שקיימים עבור כל אחד, אלא את הנטייה הטבעית שלכם. אם אתם עייפים יותר אחרי ארוחת צהריים, תכננו לשעה הזאת שיחות טלפון. אם אתם יותר יצירתיים בלילה, דחו לשעות המאוחרות את העלאת הרעיונות ובבוקר התמקדו במשימות יותר טכניות. רוצים לייעל עוד יותר את העבודה? השתמשו בכלים דוגמת Toggl כדי למדוד כמה זמן אתם עובדים על משימות מסוגים שונים והבינו לעומק את חלוקת הזמן שלכם. אם אתם מנהלים לקוחות, נסו להבין כמה זמן אתם משקיעים בכל לקוח ושאפו להתאמה בין התמורה מכל לקוח לבין כמות הזמן המושקעת בו.

>> האפליקציות שיעזרו לכם לעבוד מהבית

5. תעדפו משימות 

לפעמים אני מרגישה, שיש כל כך הרבה דברים לעשות ומכיוון שאני עובדת בבית ואין זמן מוגדר לסיום העבודה, אז היא פשוט לא נגמרת לעולם. במציאות כזו קל להרגיש עמוסים מדי ולהיקלע לתסכול מעודף המשימות. שמירה על תעדוף עוזרת לא לפספס שום דבר ולהתמקד. מדי יום אני כותבת את כל המשימות שלי על לוח מחיק ובוחרת להדגיש את שתי המשימות שאני מוכרחה לסיים היום. השלמה של משימות נותנת תחושה של הישג ועוזרת להמשיך לתפקד גם במצבים של לחץ.

6. הכירו את הכלים שעוזרים לבנות משרד וירטואלי

בנוסף להשקעה ביצירת פינת עבודה פיזית, כדאי מאוד להשקיע בסביבה וירטואלית מסודרת ויעילה. השתמשו ב-Google Drive לשמירת כל הקבצים שלכם, כדי שלא תצטרכו לגבות יותר לעולם ותוכלו לשתף חומרים בין לקוחות וחברי צוות בקלות. אם אתם עובדים כחלק מצוות, היעזרו באפליקציות פשוטות כמו Anydesk ו-Zoom לתקשורת ביניכם.

7. השקיעו באיכות הוידאו

אפליקציית זום שהייתה עד כה נחלתם של מעטים, הפכה פתאום בבת אחת לכלי חיוני בחיים של כולנו. במציאות שבה תקשורת וידאו היא האמצעי המרכזי שלנו ליצור קשרי עבודה, זה אך הגיוני להקדיש טיפת מחשבה לאיך אתם נראים בשיחות האלה. ודאו שמצלמת המחשב שלכם איכותית ושאתם עושים את השיחות בחדר מואר (הכול נראה חשוך יותר בעינית הקטנה של מצלמת הווב). הקפידו לעשות את השיחות ממקום נח, לא תוך כדי תזוזה וודאו שמאחוריכם יש רקע אחיד וסולידי שאינו מסיט את תשומת הלב של חבריכם לשיחה. רוצים להראות מקצועיים עוד יותר? עצבו תמונה עם הלוגו ופרטי הקשר שלכם והשתמשו בה כרקע מובנה לשיחות הזום שלכם. 

8. תיזמו שיחות יוצאות

כשעובדים מהבית ועוד יותר מכך כשעובדים מהבית במצב שגם אין בו אפשרות ללכת לפגישות או כנסים, חשוב מאוד לשמור על קשרים מקצועיים. אל תצפו שאנשים יפנו אליכם – תרימו טלפון לאחרים ושאלו לשלומם. כמישהי שמנהלת עובדים, אני יוזמת מדי פעם שיחות אישיות איתם. ובגלל שאנחנו עובדים בצוות, אני עושה אחת לשבוע שיחות סטטוס. ואם אתם מחפשים עבודה, התקשרו לאנשים שיצרתם איתם קשרים עסקיים בעבר.

9. שדרו החוצה את העשייה שלכם

כמי שחיה ומרצה על רשתות חברתיות ועצמאית בעצמי, אני יודעת כמה חשוב לעדכן את העוקבים שלנו על העשייה שלנו. להעלות תמונות מאירועים, להצטלם עם שותפים לדרך ולתאר דברים מעניינים שקורים בחיים העסקיים. זה הכרחי עוד יותר בימים אלה, שבם כולנו נשענים ביתר שאת על הקהילה הוירטואלית שלנו. שתפו על מה אתם עובדים, ספרו על ספר מעניין שקראתם ותחלקו התלבטויות. אם אתם שכירים, אל תתביישו לעשות זאת בקבוצות הוואטסאפ של העבודה. איך עוד תוכלו לשמור על קשרים מקצועיים עם קולגות?

10. קחו הפסקות פעילות

לא לשכוח לזוז, זו העצה הכי חשובה שכל עובד מהבית צריך לשמוע. יציאה להליכה או אפילו 20 דקות מרוכזות של סידור הבית יעזרו לכם להתרכז טוב יותר ולסיים מהר יותר את המשימות שלכם.

אני תמיד דואגת לעשות הפסקה מהכיסא לפחות פעמיים ביום, לקום ולעשות הליכה בבית, קצת מתיחות וקצת להסיט את הראש מעבודה. זה חשוב גם לגוף וגם לנפש.

עבודה מהבית יכולה להיות מאתגרת, אבל אם שומרים על מספר הכללים הללו, אפשר אפילו להנות ממנה.

* טל נברו היא מרצה ויועצת בתחום השיווק הדיגיטלי, בעלים של סוכנות הדיגיטל סושיאל ליידי.

>> כך תעצבו את פינת העבודה המושלמת