קורסת מעומס משימות? כך תייצרי רשימה שתעבוד בשבילך

איך מתמודדים עם ריבוי המשימות? | צילום: shutterstock
איך מתמודדים עם ריבוי המשימות? | צילום: shutterstock

כולנו מרגישות שאנחנו טובעות מעומס המשימות. ניהול יעיל של רשימת משימות יכול לשפר את איכות חייך באופן דרמטי. קבלי כמה טיפים שיעזרו לך לעשות את זה הכי טוב שאפשר

88 שיתופים | 132 צפיות

רשימת משימות היא אחד מכלי הניהול הבסיסיים שנמצאים בשימוש של נשים רבות, בניהול העבודה והחיים הפרטיים. זה כלי כל כך יומיומי לניהול חיינו, שכדאי להקדיש רגע של מחשבה, על האופן בו אנו אנו עושות בו שימוש.
כבר בראשית הדרך, כל מנהל ומנהלת צעירים לומדים שיש הרבה משימות לבצע. כדי לזכור את כל המטלות מומלץ לערוך רשימת משימות To Do List. מנהלות רבות אכן נעזרות ברשימה כדי לא לשכוח מטלות חשובות. אולם, במהלך היום יום הן מגלות שהן נדרשות לטפל בהרבה מאוד נושאים בלתי מתוכננים והקשר בין המתרחש בפועל לבין הרשימה הופך לרופף ביותר. יתר על כן, אנחנו מוצפות בגורמים שמוסיפים לנו משימות – פגישות עבודה, הוראות מהבוס, הודעות בוואטסאפ, אפליקציות ארגוניות לניהול משימות, טלפונים ועוד, כל אלו עלולים לגרום לך להרגיש תחת "מתקפה" שגורמת להסחת דעת, פיזור אנרגיה ותחושה שלא ניתן להשתלט על המצב. אז איך ניתן בכל זאת לקדם את המטרות שלנו וליצור רשימת משימות שתעבוד בשבילך?

>> מלא עבודה, פקקים וקצת פילאטיס: מתי נשאר לך זמן לנשום?

פרסונליזציה

אנחנו שונות זו מזו בתחומי העיסוק, באופן בו אנו קולטות את העולם, בזכרון, ברמת הפירוט הנדרשת לנו, ביכולות ועוד. יש כאלו שאוהבות לרשום כל פעולה קטנה ואילו אחרות מעדיפות להישאר ברמת המקרו. מנהלות רבות מעדיפות לנהל את הרשימה באחת מהתוכנות הנפוצות לניהול משימות כמו Asana ,Monday.com ,Trello, או תוכנה אחרת. אחרות, משתמשות באפליקציית הפתקים בסמארטפון ויש כאלו שלא יוותרו על הכתיבה ביומן או פנקס. מנהלות רבות מבזבזות זמן ואנרגיה בחיפוש אחר הדרך האולטימטיבית לניהול הרשימה ומנסות להתאים את עצמן לשיטה, במקום להתאים את השיטה לדרך הפעולה שלהן. תרגישי חופשי ליצור לעצמך את הדרך שלך. אם את יודעת שיומן וכתיבה יותר אפקטיבי עבורך אל תחששי לוותר על האפליקציה החדשנית.

נקודת המוצא

מנהלות רבות רושמות ברשימה כל דבר כדי לא לשכוח. למעשה, הן רושמות הרבה משימות הקשורות לעשייה השוטפת שלהן. הן זוכרות לטפל ביותר דברים ומרגישות יעילות, השאלה היא, האם הן עושות את הדברים הנכונים? בסוף השבוע, כאשר את מסתכלת על המטרות שלך, האם את מרגישה שקידמת אותן או "נתת גז על ניוטרל" ועשית המון דברים אחרים? מומלץ שתקחי לעצמך חצי שעה בתחילת השבוע, בה תרשמי את המטרות שלך לשבוע הקרוב. מתוך זה, תגדירי 2-3 משימות שיקדמו את המטרה, כמו: להתקשר לברר פרטים על נושא ספציפי או להיפגש עם אדם מסוים. כדאי שתגדירי את המשימות באמצעות פעולות, למשל: לפרסם פוסט, להתקשר, לנסוע , לקחת וכו', כך שיהיה לך ברור, מה בדיוק עליך לעשות.

ניתן לתת צבע שונה לכל משימה לפי השיוך שלה לפרויקטים השונים. באופן הזה, תוכלי לראות במבט מהיר את כל המשימות הנגזרות מכל פרויקט ולוודא שלא התפספס משהו

מרשימה ארוכה ללוח משימות

יש נשים שהופכות את הרשימה לעיקר ורושמות בה הכל. פתאום, הן מוצאות את עצמן עם רשימה ארוכה כאורך הגלות ומרגישות שאינן יודעות מאיפה להתחיל. יתר על כן, רשימה ארוכה מדי עלולה להציף אותך ולגרום לחשש מעשיה. אם את מרגישה שזה המצב – מומלץ שתעבדי עם לוח משימות.
בלוח את רואה את כל המשימות לפי זמן ביצוען, עצם הידיעה מתי יטופל כל נושא יוצרת בהירות ורוגע. ניתן לנהל את הלוח בקלות בעזרת אחת האפליקציות או בלוח פיסי. היתרון באפלקיציה הוא שניתן להוסיף לכל משימה מידע רלוונטי שיסייע למימושה כמו תמונות, מסמכים או קישורים רלוונטים. בלוח כזה, המשימות מאורגנות על פי זמן הביצוע. מקובל לשים בטור השמאלי משימות לטווח הארוך (רבעון לדוגמה), בטור מימינו משימות לטווח זמן הביניים (חודש לדוגמה), מימין לו משימות לטווח זמן קצר (לשבוע הקרוב), טור מימינו – עמודה למשימות לאותו היום ובטור הימני ביותר – משימות שבוצעו ונגמרו. אם את לא רוצה להשתמש באפליקציה את יכולה ליצור לוח משימות פיסי בעזרת שימוש בלוח מחולק לטורים באופן דומה, לרשום כל משימה על פתק post it ולהעביר אותה ידנית בין הטורים השונים.
בטורים של טווח זמן ארוך ניתן לרשום מטרות או משימות כלליות כמו ארגון מסיבה למשל, בהעברת המשימה ימינה נפרוט אותה למשימות משנה כמו הכנת רשימת מוזמנים, ארגון כיבוד וכו'. התחושה של העברת המשימות משמאל לימין תתן לך סיפוק רב, כמו לסמן וי על משימה שהושלמה.

חלוקת המשימות לקטגוריות

ניתן לתת צבע שונה לכל משימה לפי השיוך שלה לפרויקטים השונים. כך לדוגמה, משימות הקשורות לארגון המסיבה יופיעו בכחול ואילו משימות הקשורות לשיווק המוצר החדש יופיעו בירוק. באופן הזה, תוכלי לראות במבט מהיר את כל המשימות הנגזרות מכל פרויקט ולוודא שלא התפספס משהו.

ניהול הרשימה או הלוח

רשימת משימות ולוח משימות הם כלים ניהוליים דינמיים שמשתנים כל הזמן לפי אירועים שקורים, השלמת משימות ושינויים בסדרי העדיפות. חשוב שלפחות פעם ביום תעיפי מבט על הלוח ותעדכני את המצב. זו ההזדמנות להוסיף גם משימות ש"צצו" באופן בלתי מתוכנן מראש, לקבוע מה יותר דחוף למימוש ולדחות ביצוע משימות אחרות לפי הזמן העומד לרשותך. תזכרי שאת צריכה לנהל את הרשימה ולא שהרשימה תנהל אותך!

סיגל שביט | צילום: באדיבות המצולמת
סיגל שביט | צילום: באדיבות המצולמת

הכותבת היא פסיכולוגית ארגונית, מומחית לניהול מנהיגות בעולם החדש ומחברת הספר "אומנות המנכ"לות"