כיצד לנהל עסק ביוטי ולשלוט בכל מה שקורה בו בכל רגע נתון

כל מי שמנהל עסק ביוטי, בין אם מדובר במכוני יופי, קוסמטיקה וספא, ברבריות, מספרות, קליניקות ומרפאות נתקל בבעיה הזאת: ניהול העבודה מתבלגן, פתקים הולכים לאיבוד, תורים כפולים וכתוצאה מכך מאבדים לקוחות, זמן וגרוע מכך מפסידים כסף. 

אז כיצד מתגברים על כל הבלגאן ועושים סדר בעסק? בעלי מכוני יופי ומרכזי טיפוח מבינים היום כי ניהול יעיל ואיכותי הוא המפתח להצלחת העסק ולשביעות רצונם של הלקוחות ובדיוק לשם כך, נוצרה מערכת "תפעולית", המספקת מענה מושלם  לניהול 360 לעולם הביוטי והקליניקות. המערכת מגיעה כאפליקציה בנייד וגם במחשב ומספקת פתרון מקיף לניהול חכם של העסק תוך התאמה לצורכי הלקוח וצמצום טעויות תפעוליות.

האפליקציה מאפשרת לבעלי העסק לשמור על סדר ואירגון, לספק חוויית שירות איכותית ומקצועית יותר ללקוחותיהם ולהתמקד במה שהם עושים הכי טוב – טיפוח ויופי. בעזרת כלים דיגיטליים מתקדמים, מכון הביוטי יכול להעניק ללקוחותיו שירות מותאם אישי, לתכנן את זמני העבודה בצורה חכמה ולצמצם את הסיכוי לביטולים ולהברזות וגם להרוויח כסף בראש שקט יותר.

ריכזנו לכם מספר טיפים כיצד ניתן לנהל את עסק הביוטי באופן יעיל יותר שישמור על עסק משגשג: 

הפחיתו ביטולים ואיחורים תוך שימוש בתזכורות ואישורי הגעה בווטסאפ

זאת רעה חולה של כל עסק ביוטי – ביטולים ואיחורים של לקוחות לתור שנקבע עבורם או תור שמתעכב ואז הלקוחות מתעצבנים על זמן ההמתנה. הפתרון הוא יומן לניהול מכון יופי שמאפשר  לשלוח תזכורות אוטומטיות ללקוחות לפני מועד התור. התזכורות נשלחות בהודעת וואטסאפ (אוSMS  או דוא"ל לפי בחירת בית העסק), ומסייעות ללקוחות לזכור את הפגישה. תזכורות אלו מפחיתות את הסיכוי לביטולים של הרגע האחרון או לתורים ריקים, מה שמסייע לניהול יעיל יותר של הזמן והמשאבים בעסק. לקוחות שמקבלים תזכורות מרגישים שיש מי שדואג להם ושמכבדים את זמנם. עובדה זו לא רק משפרת את הדיוק בלוחות הזמנים אלא גם מגבירה את שביעות רצון הלקוחות. תזכורות אוטומטיות מבטיחות שהלקוחות יגיעו בזמן, וכך ניתן לשמור על רצף עבודה ולמנוע עיכובים. 

התייעלו בניהול התורים לקביעת תורים אונליין

מכיוון שהיום אף אחד אינו מנהל עסק באופן ידני עם פתקים צהובים, התוכנה  עושה זאת עבורנו בעזרת הנייד או או המחשב הנייח. בכך ניתן לקבוע תורים בקלות ולחסוך טעויות בתזמון, לקוחות עצבניים שממתינים יותר מדי זמן,  תורים כפולים שעלולים לגרום לעומסים, להמתנה ארוכה ולשירות שאינו עומד בציפיות הלקוחות. אלו הם חלק מהבעיות שניתן למנוע בעזרת פתרון טכנולוגי מתקדם ו  "תפעולית" אכן מאפשרת ללקוחות לקבוע תורים אונליין בצורה פשוטה ונוחה, מבלי להזדקק לשיחות טלפון או להמתנה בתור. בנוסף, האפליקציה מאפשרת לצוות העסק לראות את לוח הזמנים של כל אחד מהעובדים, לתכנן את זמני העבודה ולהימנע מעומסים מיותרים. כך ניתן לחסוך זמן יקר, לשפר את זרימת העבודה ולוודא שהשירות מתנהל בצורה חלקה. האוטומציה מאפשרת לצוות להתמקד במתן השירות עצמו ולא בתיאומים מורכבים, מה שמשפר את היעילות הכללית בעסק.

על ידי אוטומציה של תהליך הזמנת התורים. הלקוחות יכולים לקבוע תורים בעצמם, בקלות, דרך אפליקציה או אתר אינטרנט. המערכת גם שולחת תזכורות אוטומטיות כדי לוודא שהלקוחות זוכרים את התור שלהם ובכך מפחיתה את שיעור ההברזות

קחי מקדמות אוטומטיות וכולן תגענה לטיפול 

ניהול הפיננסים כולל חיוב ותשלומים, מעקב אחר הכנסות והוצאות, תזרים מזומנים, והפקת דוחות כספיים זה בעצם ליבה של כל עסק. בעזרת תוכנה לניהול פיננסי הנמצאת כבר בתוך המערכת, ניתן לנהל את החשבונות בצורה מסודרת, לעקוב אחר חובות של מטופלים ולשפר את ההתנהלות הכלכלית של הקליניקה. 

לכן, אם אתם רוצים לשמור על הלקוחות, שיהיו עקביים, שיגיעו לתור שנקבע עבורם וגם לשמור על תזרים מזומנים קבוע, רצוי מאוד לקחת מקדמה בזמן שהלקוחה קובעת תור ואז זה יוצר אצלה מחויבות וראש שקט עבור עסק הביוטי שלא צריך להתמודד עם ביטולים תכופים. כמובן, גם חשוב  לשמור על שקיפות מול המטופלים בנוגע לעלויות הטיפול ולהסביר להם מראש את עלויות השירות.

חשבוניות דיגיטליות וסליקות אשראי

כל תשלום שהלוקחות מבצעים במערכת און ליין, הם מקבלים במקום חשבוניות דיגיטליות וזה מייעל את השירות ומרגיע את הלקוחות שיש כאן עסק רציני עם גב חזק. 

היפטרי מהניירת והתקדמי לטפסים ושאלונים דיגיטליים + חתימות אונליין

מערכת ניהול עסק ביוטי משנה לחלוטין את חוקי המשחק. לאחר שהלקוח קובע תור, הוא מקבל טפסים כמו הצהרת מצב רפואי דיגיטלי, ממלא, חותם דיגיטלית ושולח בחזרה און ליין. כך ניתן לייעל את זרימת העבודה, לשפר את חוויית הלקוחות ולאפשר להתמקד במה שחשוב באמת – צמיחה ורווחיות. 

שיווק חכם ואוטומציות ווטסאפ שיחזירו לקוחות לטיפולים ויגדילו מכירות

אפליקציה לניהול מכון יופי "תפעולית" מאפשרת לעסק לשמור את כל המידע הרלוונטי על כל לקוח, כולל היסטוריית טיפולים, העדפות אישיות, מוצרים שהשתמשו בהם ועוד. מידע זה משמש את הצוות כדי לספק שירות מותאם אישית לכל לקוח ולשמור על רצף טיפולי מקצועי.

כאשר צוות מכון היופי יודע אילו טיפולים הלקוח ביצע בעבר, הוא יכול להציע לו טיפולים משלימים או מוצרים נוספים המתאימים לו. היכולת לספק שירות מותאם אישית מגבירה את נאמנות הלקוחות, מחזקת את הקשר שלהם עם העסק ויוצרת חוויית שירות מיוחדת ואישית.

בנוסף, ניתן להפיק דוחות על פעילות העסק. הדוחות כוללים מידע על כמות התורים, סוגי הטיפולים הפופולריים ביותר, שיעור הביטולים ועוד. דוחות אלו מספקים למנהלי העסק תובנות יקרות ערך לגבי הפעילות השוטפת ומאפשרים לקבל החלטות ניהוליות חכמות. ניתוח הנתונים מאפשר לזהות מגמות, להבין את הצרכים של הלקוחות ולשפר את השירות בהתאם. לדוגמה, אם מתברר שביום מסוים בשבוע יש ביקוש גבוה יותר, ניתן להיערך לכך מראש ולהקצות כוח אדם מתאים. תובנות אלו עוזרות לשפר את היעילות, לשפר את תכנון הצוות ולהגדיל את שביעות רצון הלקוחות.

תכונה נהדרת נוספת שיש למערכת  היא ניהול מלאי. אנחנו יודעים שהנושא הזה יכול להיות עבור מכון יופי, כאב ראש. מוצרים שנגמרים בזמן הלא נכון, או לחילופין, מצטברים בכמויות שאין בהם צורך, יכולים לגרום לבזבוז זמן וכסף. תוכנה לניהול מכון יופי עוזרת לעקוב אחרי מלאי המוצרים שלכם בזמן אמת, כך שתמיד תדעו בדיוק מה יש ומה חסר.  באמצעות ניהול מלאי חכם, תוכלו להימנע ממצבים שבהם חסרים מוצרים קריטיים לטיפולים, או לחילופין, להזמין יותר מדי ולבזבז תקציב. כל זה הופך את התפעול היומיומי לחלק ונוח יותר.

כל נושא השיווק, פרסום, ניהול יומן, לקוחות, לידים, גבייה צריך להיות בפלטפורמה אחת 

אחת הפונקציות המתקדמות בתוכנה לניהול מכון יופי "תפעולית" היא האפשרות לשווק בצורה ממוקדת וחכמה. ניתן לשלוח הודעות מותאמות אישית ללקוחות על מבצעים, חידושים ושירותים חדשים, ואפילו לאחל להם יום הולדת שמח עם הצעה מיוחדת. בנוסף, ניתן להפיק דוחות מפורטים על פעילות העסק: אילו שירותים הכי פופולריים? באילו ימים יש הכי הרבה תורים? ואיך אפשר לשפר את הביצועים? כל הנתונים האלו מאפשרים לכם לנהל את העסק בצורה אסטרטגית ומושכלת.

שמירה על תקשורת פתוחה עם מטופלים היא מפתח לשמירה על שביעות רצון גבוהה. זה כולל לא רק שליחת תזכורות לפגישות, אלא גם שליחת מידע שימושי, הודעות שיווקיות על מבצעים או שירותים חדשים, ועדכונים לגבי בריאות המטופל. פורטלים מקוונים למטופלים יכולים לאפשר להם לצפות בתוצאות בדיקות, לעדכן את הפרטים האישיים שלהם, ולבצע פעולות נוספות דרך האינטרנט.

תארו לעצמכם לקוח שמגיע למכון שלכם, ואתם זוכרים בדיוק מה הוא עשה בפעם הקודמת ואיזה שירותים הוא מעדיף. זה בדיוק מה שתוכנה לניהול מכון יופי מאפשרת. היא שומרת את כל המידע על הלקוחות שלכם, כולל הטיפולים שהם קיבלו, המוצרים שהם אהבו והעדפותיהם האישיות. היסטוריית הטיפולים מאפשרת לצוות שלכם להציע שירות מותאם אישית לכל לקוח, מה שמגביר את שביעות רצונם ומחזיר אותם שוב ושוב. יתרה מזאת, זה גם מראה להם שאתם באמת שמים לב לפרטים הקטנים, דבר שמחזק את הקשר בין הלקוח לעסק.

לפרטים נוספים ויצירת קשר:
https://tiffulit.co.il/features/
אינסטגרם-   https://www.instagram.com/tiffulit_/