האם ישיבת הצוות שלכם אפקטיבית?
גם אצלכם אתם עורכים ישיבת צוות כל שבוע ובסיומה אתם יוצאים מהישיבה מתוסכלים ששוב הרגשתם שלא העברתם את המסרים שרציתם בישיבה?
עולה השאלה, האם זו המטרה של הישיבה? העברת מסרים?
מסקר שערכנו עם מנהלים בתפקידים שונים גילינו שרוב הזמן בישיבות משמש להעברת מסרים ובדיקת סטטוסים של משימות. אם גם אצלכם זה מה שקורה אז כדאי שתמשיכו לקרוא כי פספסתם את עיקר המטרה של הישיבה ואיתה גם את הסיכוי לגבש את הצוות, להפיק ממנו יותר ואף להשיג את המטרות והתוצאות שלהן אתם שואפים.
ישיבת צוות מאפשרת לכם לפגוש את כולם, לדאוג שכולם יהיו שייכים לאותה המטרה, לשמוע דעות נוספות, לבחון בעיות ופתרונות מנקודות מבט אחרות ובין השאר גם להעביר מסרים ולסמן V על המשימות.
אתם רוצים שהישיבה הבאה שלכם תהיה איכותית? שמרו על כללי האצבע הבאים ואתם במסלול הנכון!
- התכוננו לישיבה – הכינו רשימת נושאים שאתם רוצים לדון בהם בישיבה, חלקו את הזמן המתאים לכל נושא, קבעו סדרי עדיפות לנושאים ושאלו את הצוות אם יש נושאים שהם היו רוצים לעלות בישיבה והוסיפו אותם בתכנון הזמן ולפי סדרי העדיפות הרצויים.
- שמרו על יחס של 80% לפתרון בעיות ודילמות בעבודה ו-20% להעברת מסרים, החלטות ומידע. מטרת הישיבה להתקדם משבוע לשבוע ואם הפוקוס לא נמצא בעשייה אלא בידיעה בלבד, לא תצליחו לעמוד ביעדים. כמו כן, לא תוכלו להפיק את המיטב מהמוחות של אנשי הצוות – לא תשמעו דעות, לא תבחנו דרכי פעולה שונות, לא תמצאו דרכי פתרון אחרים ובקצרה, מסלול של אדם אחד במקום של צוות שלם וחבל.
ישיבה שמתמקדת בהעברת מסרים והנחיות משעממת ועם הזמן הופכת להיות מאוד לא אפקטיבית. - ישיבת צוות אינה שיחה אישית – אין זו הבמה להתמקד בנושאים הנוגעים לעובד כזה או אחר אלא רק בנושאים הנוגעים לכולם ולעשייה של כולם. יש נושאים שקשורים באחד העובדים, קחו אותו לשיחה אישית אבל אל תהרגו את כולם משעמום כי אתם רוצים לחסוך לעצמכם זמן לשיחה נוספת.
- לוחות זמנים – ישיבה נקבעת לזמן ספציפי ועל משתתפי הישיבה לאשר את הזמן הזה. הישיבה מתחילה בזמן שנקבע לה היות ולישיבה הזו נקבעו לוחות זמנים – כל נושא מוקצה לו זמן לדיון ועיכוב יגרור עיכוב של כל הישיבה ו/או ויתור על העלאת חלק מהנושאים מפאת מחסור בזמן. דיון במספר משתתפים מצומצם עדיף על פניי אי דיון או דחייה של נושאים בישיבה.
- תעודד שיח חופשי – מטרת הישיבה היא לדון בבעיות ולפתור אותן. תנו מקום לכל אחד מחברי הצוות להעלות את אשר עולה בראשו. לפעמים הפתרון נמצא בדברים הקטנים וכשיש כמה מוחות שחושבים על בעיה הדרך לפתרון מהירה, טובה ואיכותית יותר ומעבר לזאת, המחויבות להצלחה היא של כל הצוות שכן הם היו חלק מהפתרון ומהדרך ומכאן שהתועלת שתושג היא כפולה ומכופלת בשיח חופשי.
- הגדר תפקידים למשתתפי הישיבה – אני נוהג לתת תפקידים בישיבה למשתתפיה. למה? כי זה מעודד אותם לקחת חלק בישיבה ולהיות מעורבים, יש להם תחום אחריות והם לא יושבים ומחכים שהישיבה תסתיים, זה מדרבן אותם להצליח ואף מוביל אותם לחשיבה יצירתית מעל למצופה. התפקידים שאני מגדיר מתחלקים לטכניים וליצירתיים ואתן כמה דוגמאות.
בגזרה הטכנית, שומר הזמן – תפקידו להגדיר את לוחות הזמנים לישיבה ולהתריע כשאנחנו צפויים לחרוג. בסוף, לישיבה כמו בפרויקט, יש מגבלת זמן.
בגזרה היצירתית, פרקליט השטן – תפקידו לאתגר את הצוות עם הנחות או רעיונות לפיתוח. הוא תמיד צריך להיות זה שיעלה דילמות ורעיונות שהצוות לא חשב עליהן ועל ידי כך לאתגר את הנוכחים בחשיבה יצירתית ואיכותית.
כמובן, כל אחד יכול לחשוב מהמקום שלו ולראות מה יכול להיות הכי נכון לצוות שלו ולהגדיר תפקידים בהתאמה. - חשיבה יצירתית – תארו לכם שהייתם יכולים לאתגר את הצוות שלכם כך שכל אחד היה מביא את המקסימום יצירתיות שלו בכל ישיבה וישיבה בדרך לקבלת ההחלטה?
על זה בדיוק מבוססת שיטת הכובעים של דה בונו.
כממש בקצרה – כל אחד מחברי הצוות מקבל כובע והוא יעלה את הנושאים הנוגעים לרעיון בכובע שלו בלבד.
הכובע הלבן – ממקד את הצוות בעובדות, מספרים ושאר המידע הקיים בלבד והמידע מוגש ללא כל פרשנות אלא כעובדות בלבד.
הכובע האדום – מבטא את התחושות והאינטואיציה ונותן להן לגיטימציה בשיחה הצוותית.כאן המקום לעלות כל מה שה"בטן" מרגישה ללא היסוסים וחששות וברגע שזה על השולחן קל יותר להתמודד עם זה ועם הפתרון לזה.
הכובע השחור – זהו הכובע של הפולניה – תפקידו לחשוב באופן ביקורתי ושלילי על מנת למצוא ולעלות את כל החסרונות, השלכות שליליות ובעיות שצפויות ברעיון או בתכנית. חלקו יהיה בכל פעם שירצה לקטול את הרעיון או לנמק למה עדיפה הצעה אחת על פני השניה.
יש לשים לב ששימוש יתר בכובע זה עלול לגרום לאי רצון אנשי הצוות לעלות נושאים או פתרונות יצירתיים מחשש לקטילתם ולכן יש להשתמש בכובע זה במידתיות.
הכובע הצהוב – נושא הכובע הזה צריך לחשוב חיובי על הכל. לחפש פתרונות, יתרונות והשלכות חיוביות לכל רעיון. עם זאת, חייב בהסבר לטענתו ולא יכול רק לשגר אור לשיח ????.
הכובע הירוק – מכוון אותנו לחשיבה יצירתית ובונה ותפקידו להניע את הדברים, לגרום לדברים לקרות, להציע כיוונים חדשים לרעיונות ולהציע חלופות.
הכובע הכחול – הוא למעשה מסדר החשיבה. הוא ממוקד בחשיבה עצמה ותפקידו לנתח את יעילות השימוש בכובעים ולהנחות כובע כזה או אחר לקחת חלק בחשיבה או לעצור או לקבוע את סדר השימוש בכובעים. הוא דואג שהשיחה לא תסטה לכיוונים אחרים והוא למעשה המצפן של הכובעים – הוא מתבונן, ממקד, מבליט, מגדיר מטרות, מזהה סטייה ומחזיר למסלול, עוצר דיון לצרכי בירור ועורך את סיכומי הביניים והסופיים.
נסו את שיטה זו ותיווכחו כי ניתן להגיע לפתרונות יצירתיים ומדהימים ביתר קלות ובשיתוף של כל חברי הצוות.
הכותב אורי מלר הינו שותף ויועץ בחברת MINDED ייעוץ ארגוני, עסקי ופיננסי ובעל ניסיון רב בליווי מנכ"לים, מנהלים ומנהלי צוותים בדרך להשגת מטרותיהם.
עדיין מרגישים שיכולים להפיק יותר מעובדי החברה? נשמח לשוחח עמכם ולבחון יחד את הדילמות הארגוניות שלכם ולקחת חלק בליווי ארגונכם להשגת תוצאות טובות יותר עם עובדיכם.
www.mndd.co.il