על ציר הזמן

מתרוצצים בין העבודה, הילדים והסידורים? מרגישים שאילו היתה לכם עוד שעה ביממה הכל היה נראה אחרת? אורן אפל, יועץ ארגוני ומנחה סדנאות לניהול זמן, מסביר איך לעמוד באתגר הזמן ולנהל נכון את הנכס החשוב ביותר בחיינו. וכן, מדובר בפרמטר שיש לנו בהחלט שליטה עליו.

1. ניהול עצמי

לכולנו יש 24 שעות ביממה. ניצול נכון של הזמן תלוי בהתנהלות שלנו, ולא בשעון. בגישת הניהול עצמי אנחנו מחליטים שאנחנו המנהלים של עצמנו, ובוחרים אילו מטלות עלינו לבצע ומתי. כדי להצליח באתגר יש לגייס משמעת עצמית ואחריות. בנוסף, עלינו גם להגדיר את "נקודת הקצה". כלומר, מתוך הנחה שהעבודה לעולם לא תסתיים, חשוב להגדיר את נקודת הסיום.

2. רשימת מטלות

רשמו בכל יום את המטלות היומיות על דף. מהלך זה מאפשר מעקב שוטף על ההספק, וגם את האפשרות לסמן וי בסוף כל משימה ולקבל תחושה של התקדמות.

3. יוצרים תעדוף

ליד כל משימה בדף המטלות רשמו איזו משימה דחופה ואיזו משימה חשובה. המשימות הדחופות נעות על ציר הזמן ועליהן להסתיים באותו יום, בעוד המשימות החשובות נעות על ציר הערך, כמו ערב של כיף עם הילדים. דאגו במהלך היום לעמוד גם במשימות החשובות – האתגר הוא למצוא מקום לדברים החשובים והפחות דחופים.

ערב כיף עם הילדים חשוב לא פחות ממשימות אחרות

4. האופטימלי טוב מהמקסימלי

פרפקציוניסטיות היא תכונה טובה אך מעכבת, בעיקר כשיש עומס. במקום לנסות למלא משימה אחת באופן מושלם ובמקביל לפספס אחרות, עלינו להחליט שנגיע בכל מטלה לרמת הצלחה מספקת שהיא אופטימלית, גם אם אינה מקסימלית.

5. התמקדות במטלה אחת

יש להימנע מביצוע של כמה משימות במקביל בזמן נתון, שכן באופן טבעי קשה להיות בכל העולמות בו זמנית. בנוסף, מעבר ממשימה אחת לאחרת עלול לגרום להפסד אנרגיה. בניהול זמן נכון מתרכזים במשימה אחת ומסיימים אותה.

6. קונים זמן בכסף

כסף בא והולך, בעוד שהזמן הוא משאב שרק הולך. לעיתים כדאי לקנות בכסף למשל עזרה בניקוי הבית, בשמירה על הילדים, להזמין שליחות מהסופר וכדומה. עזרה בכסף מפנה זמן לסיום מטלות אחרות, וככזו היא בסופו של דבר משתלמת יותר.

לעיתים כדאי לקנות עזרה בכסף, למשל בניקוי הבית, מה שמפנה זמן למטלות אחרות

7. תכננו את הבלתי מתוכנן

אחת הטעויות הנפוצות היא ניהול יומן צפוף מתוך הנחה שנספיק לעמוד בלו"ז. בניהול נכון של זמן יש להשאיר חורי זמן לבלת"מים עוד בשלב התכנון.

8. טיפול במיילים

מיילים גוזלים זמן רב בעיקר מפני שהם נקראים יותר מפעם אחת. המטרה: קריאת מייל פעם אחת בלבד והגעה למצב של ריקון התיבה בסוף כל יום בעזרת אימוץ כללי ה-DDFF. ה-D הראשון הוא Delete – למחוק. אם ההודעה לא רלוונטית, כדוגמת מבצע או פרסומת, קוראים ומיד מוחקים. ה-D השנייה היא Do – לבצע.

למיילים שדורשים תגובה של כמה דקות, עונים מיד ואז מוחקים. מיילים הדורשים מענה של יותר משתי דקות עוברים ל-F של File – תיוק. כלומר, הם נכנסים לרשימת המטלות היומיות או ליומן המגדיר שעה לטיפול בהם, ונשמרים בתיקייה מתאימה להמשך טיפול. ה-F הרביעי הוא Forward – העבר הלאה: מאצילים סמכויות ומעבירים הלאה לכפופים, לקולגות ולטיפולם של אנשים אחרים.

• רוצים ללמוד לנהל נכון את תיבת המייל שלכם? לחצו כאן
  

9. טיפ אחד ליישום

אם אתם מתקשים לנהל את הזמן באופן אפקטיבי, התחילו ליישם לפחות טיפ אחד מהרשימה, והחזירו את השליטה לחייכם.

• רוצים לדעת איך מאזנים בין החיים הפרטיים לעבודה? לחצו כאן