סוגרים אולם?

אחד הדברים החשובים ביותר בתהליך תכנון החתונה הוא המיקום; האם יהיה זה גן או אולם, בחצר הבית או אולי עם נוף לים?

במקרה בו אין ברשותכם חצר ענקית לאכלוס האורחים, ודאי תבחרו לשכור אולם אירועים.

ובבואכם לבחור את האולם, עליכם להקפיד על מספר כללים חשובים כדי להיות בטוחים שבחרתם את המקום הנכון לקיים את חתונת החלומות שלכם.

"החשוב ביותר להקפיד בבחירת אולם הוא מיקום ונוחות הגעה לשתי המשפחות, אסטתיות, תחזוקת המקום, השירות והיחס שהזוג מקבל בתחילת המפגשים יהיה זה השירות שיקבלו גם בחתונה", מציין צפריר גינסברג מנכ"ל קבוצת שבע המפעילה את מרכז האירועים קסיופיאה.

אנחנ"ו

אבטחה, נגישות, חירום, ניקיון ותשלום, חמישה נושאים שאסור להתעלם מהם ומומלץ לבדוק אותם בפועל בעת בחינת אולמות האירועים השונים. האבטחה כוללת שוערים הבודקים שהבאים אכן מוזמנים לאירוע ואף אחראית על הכספת. נגישות משמעותה מקומות חנייה, הגעה פשוטה למקום האירוע ומעבר נוח לאורחים על כסאות גלגלים.

פתרונות לשעת חירום כוללים את סוגיית הביטוח לאירוע במקרה של מצב קיצוני וקיומם של גנרטורים במקום. הביטוח מכסה במקרה ומשהו משתבש, ולכן וודאו כי לאולם יש ביטוח והוא מכסה את מה שיכול להשתבש, וכי מדובר בפיצוי הולם במקרה כזה.

ניקיון הוא לא רק בחללי האירוע המרכזיים אלא גם בשירותים (לאורך האירוע) ובמטבח. בנוגע לתשלום, נהוג לשלם לבעלי האולם מקדמה בסך 10% מגובה הסכום לפני החתונה, ואת יתרת הסכום יום לאחר החתונה. אל תתפתו לשלם יותר טרם האירוע, גם אם כולם נראים אמינים. בנוסף, כדאי לקבוע את המחיר בשקלים בלבד כדי למנוע שינויים בשער הדולר.

המחיר

ארגון חתונה כולל פרטים רבים, החל מהאולם עצמו, דרך בר המשקאות, האוכל וכלה בחופה. כל אלמנט עולה כסף, ולכן חשוב לוודא מראש טרם החתימה על החוזה, כמה תשלמו, ורשמו זאת בבירור בחוזה. כדאי לזכור כי הגברה ותאורה למשל הם עניין יקר, ולכן, כדאי לבדוק מה האולם מספק ומה אתם תצטרכו להוסיף. במקרה שלא קיימת הגברה ליד החופה, למשל, כדאי לבדוק אם יש מקום להוסיף במחיר כדי שכל האורחים יוכלו לשמוע את הרב בחופה.

נותני השירותים. מרבית האולמות מציעים DJ, קייטרינג ומעצב אירועים משלהם, וכדאי לבדוק אם הם עונים על הציפיות שלכם טרם החתימה על החוזה. במידה ולא, דאגו לבטל את השירות הזה בהתקשרות מול האולם ולמצוא נותני שירותים עצמאיים. עם זאת, לעיתים לאולם יש אפשרות להשיג נותני שירותים בתנאים טובים יותר – בדקו זאת לפני שאתם מקבלים החלטות.

לעיתים מציעים אולמות האירועים חבילה – אולם ונותני השירותים יחד. אם אתם מתכוונים להענות להצעה, ודאו כי נותני השירותים המוצעים במסגרת הדיל, אינם ספקים בתחילת דרכם ללא ניסיון מקצועי. במקרים כאלו יש לברר אם בעלי המקום נושאים באחריות לטיב השירותים של הספקים המוצעים בדיל.

אם אתם מתכוונים להביא נותן שירות חיצוני, בררו האם חלים הגבלות בבחירה של נותן שירות מסוים.

הפרטים הקטנים

כדי שהאירוע יתרחש לשביעות רצון כולם, כדאי לשים לב למה יש לאולם להציע. בדקו שישנו אזור מוגדר ומתוכנן עבור קיום טקס החופה, שצריך לאפשר מקומות ישיבה לכ- 150 אורחים. בדקו גם שאזור קבלת הפנים מופרד מאזור הארוחה.

ודאו כי ישנה גמישות בבחירת מיקום החופה וקבלת הפנים, בהתאם למזג האוויר, ושניתן לקבל החלטה יום לפני האירוע. בדקו האם ניתן לראות את רחבת הריקודים מכל אזורי הישיבה, והאם ישנה הפרדה בסאונד של רחבת הריקודים לעומת הסאונד של אזור הישיבה. בדקו שמספר תאי השירותים יהיה לפחות של 7 תאי גברים ו-7 תאי נשים לאירוע של 300 איש ומעלה.

בדקו שיש אזור מוגדר עבור קיום טקס החופה, שצריך לאפשר מקומות ישיבה לכ- 150 אורחים

הרזרבות

הכוונה למקומות שאתם שומרים לאורחים שאינכם בטוחים כי יגיעו, מקומות עליהם תחויבו רק אם הם יגיעו בפועל. זכרו כי זהו סעיף שיש לרשום בחוזה. הדרך הטובה ביותר היא לשלב את המקומות הללו בשולחנות הרגילים. כלומר, עורכים שולחנות ל-10 איש, ממקמים בכל שולחן 8 אנשים ועוד 2 אנשים הנמצאים בסימן שאלה. במידה ואותם אורחים מגיעים לבסוף, מעדכנת המארחת את מנהל האירוע והוא מוסיף את המקומות לשולחן.

רישיון העסק

על פי משרד הפנים, כ-108 גני אירועים פועלים ללא רישיון, ולכן כדאי לוודא מראש מה הסטטוס של האולם בו אתם מתעניינים. אך גם אם אין לאולם רישיון, כדאי לבדוק את הסטטוס של המקום. זאת מאחר וישנם לא מעט מקומות הנמצאים בתהליך קבלת רישיון. עובדה זו תוכלו לבדוק ברשות המקומית.

החוזה

החוזה עם אולם האירועים מחייב אתכם ואת האולם גם יחד. לכן, לפני החתימה כדאי לקרוא היטב את פרטי החוזה, ולהכניס סעיפים שישקפו את רצונכם ודרישותיכם מהאולם, כדי למנוע אי הבנות עתידיות.

אל תתביישו להתייחס לנושאים שלא עלו בשיחה עם נציג המכירות, כגון: עלויות נוספות, מגבלות, תשלומים ראש, סעיפים קטנים בחוזה ועוד. למרות חוסר הנעימות, עדיף לשאול מראש שאלות אלו כדי שתוכלו לראות את התמונה המלאה בבואכם לקבל החלטה סופית לגבי מקום האירוע.

חשוב להתייחס בחוזה לאפשרות של ביטול – כמה זמן ניתן לבטל לפני החתונה ומה העלות הכרוכה בכך. מומלץ להתעקש כמה שיותר על הסעיף הזה, ולאפשר ביטול במחיר שיהיה הוגן כלפי שני הצדדים. במקרי ביטול מסוימים שנובעים מאסונות מומלץ לדרוש החזר מלא של הכסף, או אפשרות לדחות את החתונה במספר חודשים.

במידה ואין לכם הבנה בחוזים ואתם מרגישים אובדי עצות – אל תחתמו על החוזה וקחו אותו לקריאה נוספת, כך שתוכלו להתייעץ עם אדם המבין בחוזים. התעקשו על כך גם אם מזהירים אתכם כי ייתכן והאולם לא יהיה זמין עבורכם למחרת. עדיף לחתום על חוזה בלב שקט מאשר לקחת סיכון ואז לגלות את המחיר שיש לשלם על חוזה שאינו גם לטובתכם.

סייעו בהכנת הכתבה:
משה בן ישי, יו"ר איגוד התקליטנים, אתר מתחתנים , עו"ד אורנית אבני גורטלר מהפורטל משפטי, האקדמיה לחתונות – wedding academy, אלון בן שושן וג'ני חמוי – חברת La Fiesta הפקת אירועים, איתן כוכב & שירה ורון יעקובוביץ', בעלי גן הארועים White, אווניו מרכז אירועים וקונגרסים