לא עומדת בקצב? כך תנהלי נכון את הזמן שלך
רוצה להשתפר בניהול זמן? הגדירי זמנים ריאלים, ערכי רשימת מטלות צבעונית והיפרדי לשלום מהפרפקציוניזם
כבר בטח שמעתן לא מעט טיפים לניהול זמן נכון, אבל לא בטוח שניסיתן ליישם אותם. חשוב לנו להזכיר שהכלים לניהול מוצלח של הזמן תקפים לא רק בכל הנוגע לעבודה, אלא גם יכולים להשפיע לטובה על החיים הפרטיים שלנו. אם לפעמים נדמה לכן שיש כאלה המצליחות להפיק את המירב מכל דקה ביום – ותהיתן איך הן מצליחות למקסם את הזמן, הן כנראה פשוט יודעות איך לנהל אותו.
טפו טפו, אנחנו בשגרה מלאה שוב וזו הזדמנות טובה לשים יותר דגש על ניהול זמן נכון – בשביל עצמנו, בשביל הסובבים אותנו וכדי לאזן בין הבית לעבודה. אלו מכן שעבדו מהבית אולי הצליחו לתמרן יפה (לסיים את היום וישר להיות בסלון עם המשפחה או החברים), אבל בימים של עבודה מהמשרד, תמרון בין המשימות השונות זו הדרך היחידה שלא תגיעו הביתה עם הלשון בחוץ.
אז איך תעשו את זה נכון? קרן ישראלי, מנהלת תקשורת שיווקית ב-HackerU, מעניקה לנו כמה עצות שימושיות:
ביקורת זמן
כמו בכל דבר, עליכן להתחיל במודעות עצמית. ככה שהצעד הראשון יהיה בירור אמיתי בו תבדקו לאן בורח הזמן שלכן באמת. לפעמים אנחנו לא יודעות להעריך נכון את משך הזמן שפעולות היום-יום גוזלות מאיתנו. אם נניח ננסה לנחש כמה זמן לוקחת לנו המטלה הפשוטה של שליחת מיילים בעבודה, נאמר כ-30 דקות במצטבר? אבל בפועל, סביר שזה יהיה כפול. לרוב, המשימות שיגזלו את מירב זמננו הן אלה שדווקא לא חשדנו בהן קודם.
תהיו ריאליות
הערכת זמנים
אם אתן לא בטוחות אם הפגישה תימשך חצי שעה, שעה או יותר – כדאי להתייעץ עם יוזמי הפגישה/המזומנים אליה או להעריך את הזמן המקסימלי בשיבוץ, בכדי שהיא לא תזלוג לפגישה הבאה. ואז, אם סיימתן לפני הזמן, מעולה – הרווחתן לכן הפסקת התרעננות.
הבדלה
אם יש לכם אפשרות ביומן הממוחשב, תבחרו צבעים לפגישות והמשימות השונות. כך תוכלו להבדיל בין הדברים השונים ולא תרגישו חנוקות כשתראו גוש של צבע אחיד ביומן. תוכלו לצבוע למשל בצבע אדום פגישות מחוץ למשרד, פגישות זום בצהוב וירוק כזמן הפסקה (הכי כיף יהיה לראות שקיבלתן אור ירוק).
מטלות מחליפות צבעים
צרו רשימת מטלות לכל מטרה או פרויקט והקפידו על צביעה של כל משימה הניתנת לביצוע, זה באמת עובד. מעבר להתמקדות במטלות שהן אכן ברות ביצוע בכאן ועכשיו, תוכלו לראות באופן שוטף מול עיניכן אילו משימות עדיין פתוחות ולעומתן את אלה שכבר סגרתן.
זמן סגור
להפסקות
מרגישות שהיומן עמוס בפגישות ולא נשאר לכן זמן לנשום? סגרו את המרווחים בין הפגישות, כדי להבטיח שתוכלו להתרענן ולצאת החוצה לנשום אוויר. זכרו שמשבצת פנויה ביומן תמיד תביא זימונים.
לנסיעות
חזרנו למשרדים ואיתם גם לפקקים. לכן, כאשר ישנה פגישה פרונטלית ביומן, חשוב לסגור את הזמן שלפני/אחרי הפגישה כייעודי לנסיעות כדי שלא יקבעו לנו שום דבר בזמן הזה.
למשימות אישיות
צריכות להכין דו"ח? לקדם פרויקט אישי? תכניסו גם משימות אלו ללו"ז. כך תדעו שבשעה מסויימת אתן יושבות על משימת האקסטרה שביקשו מכן להגיש ולא עושות אותה בלחץ בין משימות אחרות. אם תקפידו על זה תהיו מרוכזות יותר בעשייה, ותעשו את המשימות על הצד הטוב ביותר.
אין תחרות
חשוב שתזכירו לעצמכן דרך קבע, שאתן לא בתחרות עם הסביבה. אין סיבה לעשות תחרות עם שאר העובדים במשרד, לגבי מי יצא/ה הכי מאוחר. בנוסף, לא כל משימה שהתחלנו חייבת להסתיים באותו היום (זה חלק מהתעדוף). לרוב לאחר 7-8 שעות עבודה, המוח שלנו לא באמת עובד כמו שצריך, ולכן להתחיל משימות חדשות בשעה 17:00 לא מומלץ ולרוב לא יעיל.
תפסו את הגנב
עליכן להיות ערניות לגבי שודדי הזמן שלכן. הדרך הקלה ביותר היא לעקוב אחרי הזמן שלכן באמצעות אפליקציות כמו RescueTime או Toggl, שמטרתן לסייע לנו להיות מיושרות קו עם כל מה מתוכנן לנו במשך השבוע. אפליקציות מהסוג הזה, יעזרו לכן לעבור על המשימות ולגלות איזו מהן גוזלת את מירב הזמן שלכן, ובעזרת הנתונים שתגלו – תוכלו לבצע את ההתאמות הנדרשות ולדייק להבא את גזירת הזמנים שלכן.
מצוינות במקום שלמות
אולי פופולרי לשמוע נשים המעידות על עצמן שהן פרפקציוניסטיות כתכונה חיובית, אבל אם אתן באמת כאלה אתן יודעות שיש גם חסרונות. שום דבר לעולם לא יהיה מספיק טוב בעיניכן, והמשתמע מכך – אתן תמשיכו לחזור על אותה משימה שוב ושוב, ותבזבזו זמן יקר שיכולתן לקדם בו משימות אחרות. שאפו למצוינות, אך לא לשלמות. עשו כמיטב יכולתכן והמשיכו הלאה.