מה לעשות אם לכלכת במייל על מישהו ובטעות המייל הגיע אליו?

ילדים, היזהרו מכפתור ה-reply all | צילום: Shutterstock
ילדים, היזהרו מכפתור ה-reply all | צילום: Shutterstock

מדור "מוסר עבודה" עוסק הפעם במזעור נזקים של הפדיחה המשרדית הכי גדולה שיכולה לקרות, כשבטעות השתמשת באופציה של reply all במקום לשלוח רק למישהו אחד

88 שיתופים | 132 צפיות

עשיתי פדיחה של החיים ובטעות שלחתי לכל חברי הצוות שלי בעבודה אימייל מביך שמלכלך על אחד מהם. זה היה בתוך שרשור מיילים אינסופי שהתעסק בפן ממש מינורי של פרויקט שגם ככה מתעכב, ואני עניתי שהחלק הזה בפרויקט תקוע בגלל שכרגיל, העובד הזה עצלן מכדי לטפל אפילו בדבר הקטן הזה. התשובה שלי הייתה אמורה להישלח רק לעובדת אחת, שהיא גם חברה שלי וגם סובלת בעצמה מזה שהעובד הזה לא עושה את העבודה שלו, אבל איכשהו קרה שלחצתי "השב לכולם" והוא נשלח לכל הצוות, כולל מנהלת הצוות וכולל העובד הזה. איזה בושות, מה עושים?

השאלה היא מתי גילית את הפדיחה ובאיזה מייל את משתמשת. אם הבנת את גודל הטעות מייד עם הלחיצה על כפתור השליחה ואת עובדת עם ג'ימייל (או מייל משרדי המבוסס על ג'ימייל), יש לך אפשרות ל-undo, אבל תצטרכי להגיב מהר. לא הגבת מספיק מהר? אל תעשי כלום. לפחות לא בשלב הזה. אני יודעת שהדעה הרווחת גורסת שמיד צריך לעשות חרקירי במשרד או לכל הפחות להתנצל קבל עם ועדה, לקחת אחריות ולהסביר איך הטעות לא תישנה לעולם, אבל חכי עם זה רגע. זה אולי מה שנהוג לעשות בסדרות טלוויזיה ובפוליטיקה, אבל כולנו יודעים שאלה שני תחומים שלא ממש קשורים למציאות.

>> מוסר עבודה: כל מה שרצית לשאול בענייני עבודה ולא היה לך את מי
>> מוסר עבודה: מה אומרים לקולגה שמסריחה את המשרד עם סנדוויץ' טונה?

קודם כל, לא בטוח שכולם קראו את המייל, בעיקר אם הוא עוסק בחלק זעיר של דיון שנמשך כבר נצח קטן. רובנו אנשים עסוקים שמקבלים טונות של מיילים בענייני עבודה ולרוב לא טורחים לקרוא אימיילים שלא נוגעים בעבודה הישירה שלנו. רק בשביל הסיכוי לצמצם את ממדי הפדיחה שווה לחכות קצת כדי לא להסב את תשומת לבם של אלו מחברי הצוות שלא קראו את המייל לקיומו. 

אז בואי נתחיל בלהתעלם. לא בקטע של לטמון את הראש בחול ולהתעלם מההשלכות הבעייתיות של המייל הזה, אלא לשבת בשקט בעודך קשובה למה שקורה סביב. בראש שלך המייל הזה כבר בטח הפך למבוכה נוראית בקנה מידה קולוסאלי, אבל רוב הסיכויים שאת טועה. ואם את לא טועה, ובכן, זו הסיבה שאת מקשיבה בשקט. את כבר תגלי.

אם הקולג הנעלב מודע למייל, זה הזמן להתנצל. לא, לא במייל נוסף לכל חברי הצוות; אם תשלחי גם את ההתנצלות שלך ב"השב לכולם" את רק תגדילי את ההתעסקות בפדיחה ותאריכי את הדיון בה, ועל הדרך גם תאותתי לאלו מחברי הצוות שעדיין לא שמו לב למתרחש שיש אקשן משרדי ושמאוד כדאי להם לשים לב למתרחש. בדיוק כמו עם פוסט פייסבוק מעצבן, שכל תגובה או שיתוף דוחפים לך אותו בפרצוף במקום להניח לו למות מוות טבעי ולהתפוגג לתהום הנשייה של מיליון הדברים הלא-חשובים האחרים שמגובבים בתחתית הפיד שלך. אני לא אומרת שלא תצטרכי לעשות את זה בהמשך, כן? אבל אין סיבה לעשות את זה כבר עכשיו.

אוקיי, אז עכשיו את יודעת איך לא להתנצל. אז איך כן? קודם כל, גשי לדבר עם הקולג הנעלב. כן, פנים אל פנים. תתנצלי על המייל ותסבירי שזה לא הוא, זו את. לא משנה שזה כן הוא ולא את, או שהמייל ששלח משקף מציאות תעסוקתית בעייתית. באת להתנצל, לא לקדם את הפרויקט. תאשימי את מצב הרוח שלך, את מזג האוויר, את החלב פג התוקף ששתית עם הקפה של הבוקר – הפרטים לא חשובים, רק העיקרון. ושתעשי את זה בזריזות. גם זה חשוב. לא למרוח את ההתנצלות ולא להכביר במילים: סליחה על המייל, זה לא אתה אלא אני/ המצב רוח/ החורף/ חלב השקדים, תודה ושלום וביי וגז.

עכשיו גשי להתנצל גם בפני מנהלת הצוות כי גם אם היא לא נוהגת לקרוא את כל המיילים, את המייל הזה מישהו בטח כבר דאג שהיא תראה. תגידי לה שכבר התנצלת בפני הקולג, ותתנצלי בפניה על הטעות בנמענים. את לא צריכה להאשים את החורף או את החלב סויה, אבל את בהחלט יכולה להגיד שזה קרה רק בגלל התסכול המקצועי שלך מזה שהפרויקט לא מתקדם כמו שצריך. הסאבטקסט שלך: זה לא שאני אדם גועלי כמו שאני עובדת מסורה. אף אחד לא אוהב לשחק בגננת כשהוא בעבודה אז רוב הסיכויים שהיא תהנהן ותשכח שזה קרה. ואם היא לא מהנהנת ולא שוכחת שזה קרה ויש לה פומו מפספוס קריירה במערכת החינוך, תמיד תוכלי להתנצל קצרות במייל חדש לכל חברי הצוות. למה חדש? כי את לא רוצה להנשים את המייל המביך ולהחזיק אותו בחיים בכוח, זה למה. מה כותבים? את המינימום ההכרחי, בלי פרטים או דרמה: סליחה על המייל מהיום, הוא נשלח בטעות, תודה ושלום ויום נפלא לכולם. ואם גם זה לא עוזר, ובכן, זה הזמן לגגל מתכון לחרקירי או, פשוט מזה, למצוא עבודה חדשה. 

*    *    *    *    *

מתלבטת איך לבקש העלאה? לא יודעת איך להעיר לקולגה המרעישה באופן ספייס? לא מצליחה לדבר בישיבות? טינפת על קולג והוא שמע? מתלבטת מה ללבוש לפגישה חשובה או להזמין לצוהריים?

אתר "את" משיק טור עצות חדש עם תשובות לכל השאלות שלך בענייני עבודה, מהדברים הקטנים שעלולים להרוס לך את היום ועד לדברים הגדולים שיכולים לעשות לך את הקריירה: את שואלת, נופית לוי-איתן עונה

למשלוח שאלות למדור: AskNofit@gmail.com

* השאלות המופנות למדור מפורסמות ללא שמות או פרטים מזהים, ולעיתים עוברות עריכה מטעמי אורך או בהירות *

>> עשי ואל תעשי בקבוצות וואטסאפ